Van advocaat naar opdrachtgever: bouwen

23-07-2020

Als ik contracten maak voor bouwprojecten, probeer ik mij op basis van het dossier, de tekeningen en het verhaal van de opdrachtgever altijd een goed beeld te vormen van hoe het er in de praktijk aan toe zal gaan. Voor welke redelijkerwijs denkbare gebeurtenissen moet ik een regel in een contract opnemen om verantwoordelijkheden en risico’s toe te delen. Welke zekerheden en garanties moet ik voor het specifieke werk bedingen? Welke procesafspraken moeten worden gemaakt, bijvoorbeeld voor meerwerk?

Het is heel verhelderend en leerzaam om zelf eens als opdrachtgever van een aannemer te zijn. Deze uitgebreide blog gaat over mijn aanpak en wat ik heb geleerd.

Vertrouwen

Ik ben in gesprek gegaan met één, mij bekende aannemer waarvan ik referentiewerken had gezien en bij wiens werken, maar vooral wiens mensen ik een beeld had. Ik merkte dat ik in de oriënterende fase (wat gaat het kosten, kan het wel uit, durf ik dit wel) me best wel eens onzeker voelde. Het was heel fijn om een werkvoorbereider als contactpersoon te hebben met wie ik een klik had. Iemand die tijd voor je maakt om zaken nog even door te nemen, terwijl er nog geen zekerheid is over een opdracht. Dat schept vertrouwen.

Eén hoofdaannemer

Het leek mij niks om te werken met verschillende nevenaannemers. Ik heb onvoldoende technische kennis van de bouw om alles helemaal te overzien en ik kon alleen kostenbesparing als motief bedenken. Dat leek mij niet het beste argument. Ik heb dus gekozen voor één hoofdaannemer. We hebben samen de onderaannemers afgestemd. Daarbij woog ik mee dat de combinatie van hoofd- en onderaannemers vaker samenwerkte. Dat leek mij een belangrijke voorwaarde voor de goede onderlinge afstemming. Immers, als bouwadvocaat weet ik maar al te goed dat de meeste problemen op de bouw ontstaan door slechte communicatie.

Toen ik in de praktijk meemaakte hoeveel werk de uitvoerder had met het coördineren van de onderaannemers, was ik van mening dat de vergoeding voor dit werk voor de uitvoerder, meer dan verdiend was.

Offerte

Ik heb een offerte op basis van een open begroting op regelniveau opgevraagd bij één aannemer. Samen hebben we enkele bezuinigingsmogelijkheden besproken. De offerte is een aantal keer aangepast op basis van nieuwe offertes van onderaannemers. Ik heb niet onderhandeld over opslagen of over de prijs. Ik veronderstel – maar weet dat niet zeker – dat dit wel in mijn voordeel heeft gewerkt. Voor kleine wijzigingen die ik na start bouw heb opgedragen, heb ik geen meerwerkkosten gekregen. Een onderaannemer die een bepaalde demper was vergeten mee te nemen in de offerte, heeft die zonder meerkosten aangebracht.

In de offertefase heb ik vooral veel aandacht besteed aan de W-installatie omdat ik van een D naar een A label wilde. Ik vond dit een heel moeilijk onderwerp. De installateur had veel werk gemaakt van het mij inzichtelijk maken, welke alternatieven er waren met welke plussen en minnen. Daardoor kon ik een goede keuze maken.

Wel onderschatte ik in deze fase het belang om ook de specificaties voor de offerte van de E-installateur goed uit te werken. Hier had ik meer werk van moeten maken (zie hierna).

Contract

Het contract besloeg nauwelijks meer dan 3 pagina’s en beschreef het werk, de tekeningen, de prijs, de opleverdatum, de termijnen en de garanties. De tekening en de uitgewerkte offerte waren een bijlage. In de praktijk hebben we alleen die op tafel gehad.

Voorbereiding

De voorbereiding van de start bouw bevatte meer (op elkaar ingrijpende) onderdelen en kostte dus meer tijd dan ik had gedacht. Ik had vooraf niet goed in beeld dat wat de W-installateur bedenkt, door de E-installateur moet worden opgepakt om te zorgen dat installaties op de juiste plek van stroom moeten worden voorzien.

De E-installateur moet voor hij begint weten hoe het lichtplan eruit ziet, waar stopcontact, data-aansluitingen en alle schakelaars moeten komen. Dat laatste vereist dat je niet alleen een bouwtekening, maar ook een indelingstekening van de ruimte hebt gemaakt. In mijn hoofd zaten de lampjes en de indeling veel verder in het proces, dan in werkelijkheid het geval bleek.

Voordat je kunt starten met de bouw, moet je dus vanuit de gebruikssituatie terugdenken. Dat is een behoorlijke exercitie. Achteraf twijfel ik of ik er niet verstandig aan had gedaan een binnenhuisarchitect te vragen om mee te kijken.

Ook kwam ik er achter dat het lezen van een technische tekening van de E-installatie voor een jurist wat hoog gegrepen is. Ik heb daardoor een tekening goedgekeurd, waar achteraf dingen in gewijzigd moesten worden. Eigenlijk had ik deze tekeningen (inclusief het lichtplan) al moeten laten maken in het offertetraject. Dan was ik later niet voor meerkosten komen te staan. Nu viel deze post buiten de financiering.

In essentie komt het erop neer dat de voorbereiding veel tijd vraagt. Ik heb die tijd niet altijd genomen of kunnen nemen.

Voortschrijdend inzicht betekende in dit geval leergeld betalen (zie hierna).

Bouwfase

Bijna elke dag ben ik even gaan kijken op de bouwplaats. Elke donderdag heb ik een pakje warme stroopwafels van de markt gebracht. Tijd gemaakt voor een praatje met de bouwmensen op de werkvloer. Naar de voortgang geïnformeerd. Foto’s maken.

Ik heb genoten van het vakmanschap: de precieze timmerman met zijn ijverige leerling, de metselaar die ook een lelijke hoek in een bestaande muur buiten zijn opdracht netjes maakte. De E-installateur die een complexe lamp loshaalde omdat hij net niet recht hing en de W-installateur die met van de ventilatiebuizen met recht tot zichtwerk heeft gemaakt. Een donkere, kale supermarkt werd in mum van tijd getransformeerd in een stralend licht kantoor. Het resultaat is mooier dan verwacht.

Soms ging iets net even anders dan gepland, maar in goed overleg is dat allemaal opgelost, met flexibiliteit over en weer.

Ik leerde hier wel dat ik eigenlijk niet nagedacht had over het verschil (ook in kosten) tussen metalstud / gips versus kalkzandsteen tussenwanden en het verschil in afwerking daarvan. Ook wist ik niet dat bij glaswanden, eerst de vloerbedekking wordt gelegd. Ik had die niet in de opdracht van de aannemer zitten. De niet geheel vlekkeloze uitvoering van het leggen, was dus mijn probleem. Daar had ik wel spijt van, want ik had het mopperwerk daarover liever aan de aannemer gelaten. Ik zou misschien wel verwacht hebben, dat de aannemer mij vooraf op het legmoment van de vloerbedekking in het bouwproces zou hebben gewezen. Dan zou ik het bij de aannemer hebben gelaten. Om de kostenbesparing was het mij niet te doen.

Ook heb ik goedkeuring gegeven op een bepaalde vorm van wandafwerking, terwijl ik eigenlijk had moeten doorvragen op het verschil tussen de afwerkklassen. Bij de keuze voor strijklicht bij de wandlampjes, past bijvoorbeeld een superstrakke wandafwerking. Die is kostbaarder. Welk lampje op welke muur, is dus een detail waarvan je later pas weet, dat je het in de voorbereiding moet meenemen.

Meer- en minderwerk

Enkele kleine posten die begroot waren, zijn niet uitgevoerd. Dat was dus minderwerk. Onderschatting van de E-installatie leidde tot meerwerk en de omschakeling van een basisverlichting naar een uitgewerkt lichtplan betekende ook een meerprijs. De totale kostenoverschrijding bleef echter onder de 10% onvoorzien. Van niet al het meerwerk is vooraf de prijs opgegeven. Er is mij ook niet altijd gevraagd of ik eerst de prijs wilde weten. Vaak gaan bouwgeschillen over meer- of minderwerk. Bij toekomstige contracten ga ik dit proces in relatie tot de praktijk nog meer aandacht geven. Zeker een uitvoerder is praktisch ingesteld en service gericht. Die denkt niet in contractuele meerwerkbepalingen.

Oplevering

De oplevering is natuurlijk altijd een beetje ongemakkelijk. Het is een belangrijk moment voor de overdracht van het risico en de aansprakelijkheid en de ingangsdatum van de garanties. En waar let je dan op. Ik had de bouwkundige meegenomen die de tekening voor mij had gemaakt. Vooraf had ik met hem al een rondje gelopen om te kijken waar de eventuele kritische punten zaten. Een randje verf dat nog niet helemaal dekkend is. In een compleet wit pand zie je altijd wel een dutsje of een vlekje. Op welk slakje leg je zout en waar denk je van ach laat ook maar, zo is het goed. Het zijn gelukkig maar een paar kleine details en alles wordt netjes opgelost.

Bouwborrel

De bouwfase heb ik afgesloten met een borrel en een bedankje voor de vaste ploeg op de werkvloer, de uitvoerder en de werkvoorbereider. Dat werd erg op prijs gesteld. Bij een biertje en een bitterbal kwamen de verhalen. Verteld werd dat ‘vroeger’ opdrachtgevers vaker een gezellig moment op de bouwplaats organiseerden, iets wat nu veel minder vaak voorkomt. Iedereen wist wel één mooi verhaal van hamburgers bakken in de bouwkeet tot een barbecue voor de toekomstige bewoners van een straat. Men vond zoiets heel belangrijk, omdat daarmee van de bouwploeg die bestaat uit verschillende (onder)aannemers één team smeedt. Waardoor de communicatie op de bouwplaats beter verloopt.

Timmerlieden en installateurs zijn net mensen. Ze worden vooral blij van waardering en blije mensen hebben hart voor de zaak en maken mooi werk. Tijd maken voor een beetje gezelligheid en teambuilding op de werkvloer is goed voor de onderlinge communicatie. Goede onderlinge communicatie is de smeerolie in een vlekkeloos bouwproces.

Conclusie

De belangrijkste les die ik zelf heb geleerd is dat ik meer tijd had moeten nemen voor de voorbereiding door meer vanuit de gebruiksfase terug te redeneren naar de ontwerpfase. En verder: voor en na het tekenen van het contract kunnen zich allerlei gebeurtenissen voordoen. Een wijziging in een lichtplan, een andere materiaalkeuze. Alles wat je als opdrachtgever belangrijk vindt (dat je terug wilt zien in de gebruiksfase) moet je zelf actief vastleggen. Hoe meer schakels er zitten in de mondelinge overdracht van informatie, hoe groter de kans dat het mis gaat. De opdrachtgever moet regelmatig vragen of iets een prijsconsequentie heeft.

Ik heb nu meer inzicht in hoe het bouwproces er in de praktijk aan toe gaat en zal daar bij toekomstige contracten nog meer rekening mee houden. De lengte van een contract zegt niets over het eindresultaat. De kwaliteit van en de communicatie binnen het team, zeker gezien de veelheid aan betrokken partijen, is een belangrijke succesfactor. Eigenlijk wist ik dit al. Aan mijn toekomstige opdrachtgevers zal ik dus altijd adviseren om het pannenbier in ere te herstellen of in elk geval met enige regelmaat op de bouwplaats met een doos tompouces langs te gaan.

Caren Schipperus

« Terug
×