Data-tapes

09-02-2018

Toen ik in 2008 mijn eigen praktijk startte, was mijn eerste aanschaf een gloednieuwe, supersnelle Dell laptop die ik via internet had samengesteld en die toen state-of-the-art was. Wekelijks maakte ik een backup van mijn harde schijf en die bewaarde ik thuis op zolder. Na vijf jaar was de Dell al volledig achterhaald en stapte ik over op de nieuwste HP laptop. Een stuk lichter en sneller dan de Dell. Voor software en data schakelden we over Proxsys, een betrouwbare leverancier van hardware, software en data-opslag in een data-center. Zij back-uppen de data weer naar twee andere data-centers in Nederland. We kunnen via internet overal vandaan bij onze gegevens die veilig staan opgeslagen. Het is onvoorstelbaar hoe snel de technieken elkaar opvolgen. Iedere nieuwe techniek die ons werk beter, sneller of simpeler kan maken, grijpen we onmiddellijk aan.

Kantoorhandboek

Nu we bezig zijn de processen van ALEX advocaten te optimaliseren (lean) en één en ander ook vast te leggen in een actueel handboek, pakken we het model kantoorhandboek van de Orde van Advocaten er eens bij. Daarin vinden we het volgende standaardproces voor dataopslag terug:

“Back-up en recovery

De software en opgeslagen gegevens van het kantoor dienen in het geval van een calamiteit zo spoedig mogelijk hersteld te kunnen worden. Dit wil zeggen dat het systeem in de staat van direct voor de calamiteit gebracht dient te worden. Elke dag wordt er een back-up gemaakt op een tape c.q. schijf met het label van de werkdag. Op iedere laatste dag van de maand wordt een maandback-up gemaakt. In veel gevallen wordt de back-up “automatisch” gemaakt en wordt een rapport van de back-up per e-mail aan de interne automatiseringsverantwoordelijke verzonden.

Tip: Indien het kantoor werkt met een extern IT bedrijf of met cloud computing, kan hier worden vermeld welk back-up regime wordt gehanteerd. Wellicht worden back-ups in de cloud opgeslagen en niet op fysieke media.

Bewaren back-ups

De back-ups moeten brandvrij worden opgeborgen in de daarvoor bestemde kast (kluis). De back-ups van de andere dagen van de week dienen door de interne automatiseringsverantwoordelijke buiten kantoor te worden bewaard en op de dag waarop de tape weer nodig is, te worden meegenomen naar kantoor. Ook de maandback-up dient (bij voorkeur buiten kantoor) in een brandvrije kast te worden bewaard.”

De zwarte kast

In het kantoorgebouw waarin ik werk, staat in het CV-hok nog een oude, zware, zwarte kast. Voorgaande advocatenkantoren legden in deze kast hun datatapes, de jongste is van juni 2008. Er is geen apparaat meer aanwezig waarop we de gegevens kunnen afspelen. Volgens Wikipedia was de datatape een populair data-opslagsysteem. Ooit. Lang geleden. De Advocatenorde gaat er in het modelhandboek in elk geval vanuit dat datatapes in advocatenkantoren het meest voor de hand liggende back-up opslagsysteem zijn, die de interne automatiseringsverantwoordelijke mee naar huis neemt en in geval van een calamiteit, mee terug neemt. Werken in de cloud, is kennelijk nog niet de norm, in elk geval niet in het kantoorhandboek van de Advocatenorde.

Serpentines

Aan de vooravond van carnaval is er maar één ding dat je nog met datatapes kunt doen, wat mij betreft: serpentines van maken! Alaaf!

Caren

« Terug
×