Officiële waarschuwing: onvoorwaardelijke en onherroepelijke arbeidsrechtelijke consequentie

23-03-2018

Juist in deze tijd van gemeenteraadsverkiezingen is het hot news: GroenLinks ontslaat fractiemedewerker. De medewerker had grensoverschrijdend gedrag vertoond. Aanvankelijk kreeg de medewerker daarvoor een waarschuwing, maar daarna stapte GroenLinks alsnog naar de rechter en verzocht om ontbinding van de arbeidsovereenkomst wegens ernstig verwijtbaar handelen. Dat gaat niet zomaar, aldus de rechter.

Dubbele sanctie

De rechter oordeelt dat GroenLinks door een waarschuwing te gegeven al een onvoorwaardelijke en onherroepelijke arbeidsrechtelijke consequentie heeft verbonden aan het gedrag van de medewerker. Het voorval was daarmee afgedaan. Het ontbindingsverzoek kon dan ook niet op dezelfde gronden als waarvoor de waarschuwing was gegeven, worden toegewezen.

Uiteindelijk ontbindt de rechter wel de arbeidsovereenkomst, omdat ter zitting bleek dat de arbeidsverhouding ernstig was verstoord. GroenLinks moet wel de transitievergoeding betalen, maar geen billijke vergoeding.

Uit deze uitspraak blijkt weer eens dat werkgevers goed moeten overwegen welke sanctie ze willen opleggen. Het geven van een officiële waarschuwing betekent in feite het geven van een tweede kans.

Waarschuwen

De werkgever kan de werknemer officieel waarschuwen als een werknemer verplichtingen niet nakomt, overtredingen begaat of grensoverschrijdend gedrag vertoont. In de wet staat niet in welke gevallen een werkgever wel of geen waarschuwing mag geven. Reden voor een officiële waarschuwing kan het voorbeeld in de zaak van GroenLinks zijn, waar de medewerker zich (seksueel) intimiderend had gedragen tegenover een stagiair. Ook als een werknemer zich niet houdt aan de bedrijfsregels, regelmatig te laat komt, ongeoorloofd afwezig is of zich respectloos of agressief gedraagt, kan een officiële waarschuwing worden gegeven.

De wijze waarop een waarschuwing gegeven moet worden of hoe lang een waarschuwing geldig blijft, staat ook nergens. De werkgever is daarin vrij, maar het is altijd aan te raden om de waarschuwing schriftelijk te geven. En bij voorkeur de werknemer ervoor te laten tekenen. De schriftelijke waarschuwing kan aan het personeelsdossier van de werknemer worden toegevoegd. Dat zorgt voor duidelijkheid tussen werkgever en werknemer en, mocht het tot een ontslagprocedure komen, voor bewijs.

Drie waarschuwingen ≠ ontslag

Vaak horen wij van werkgevers: ik heb drie officiële waarschuwingen gegeven, dus nu kan ik de werknemer ontslaan. Feit is echter dat er géén magisch aantal waarschuwingen is dat automatisch tot ontslag leidt.

In het voorbeeld van GroenLinks is het goed voor te stellen dat zonder waarschuwing tot ontslag overgegaan had kunnen worden of dat een tweede waarschuwing voor afwijkend gedrag van deze medewerker voldoende zou zijn geweest voor ontslag. In andere gevallen, met name als er enige tijd is verstreken tussen de waarschuwingen of het waarschuwingen voor verschillende overtredingen zijn, kan het verstandig zijn om wel een derde of vierde waarschuwing te geven. Dat zal van geval tot geval moeten worden bekeken. Het geven van een “laatste” waarschuwing, met daarbij de aankondiging dat voor hetzelfde vergrijp in het vervolg ontslag (op staande voet) zal volgen, schept wat meer duidelijkheid.

Officiële waarschuwingsbrief

De waarschuwingsbrief moet zorgvuldig worden opgesteld. De juiste elementen moeten erin terugkomen, met name als de brief uiteindelijk in een ontslagprocedure moet worden gebruikt. Bij twijfel, win dan advies in bij een specialist.

Hieronder een aantal aandachtspunten bij het opstellen van de waarschuwingsbrief:

  1. De overtreding
    In de waarschuwingsbrief moet duidelijk worden omschreven waarvoor de werknemer een waarschuwing krijgt. Daarbij moet ook worden aangegeven wanneer het voorval heeft plaatsgevonden.
  1. Eerdere waarschuwingen of klachten
    Als er eerdere waarschuwingen zijn gegeven, gesprekken zijn gevoerd of klachten van collega’s, klanten of leidinggevende(n) zijn geweest, dan kan daar in de waarschuwingsbrief naar worden verwezen.
  1. Reactie werknemer
    Als er voorafgaand aan de waarschuwing een gesprek heeft plaatsgevonden met de werknemer, dan kan de reactie van de werknemer in de waarschuwingsbrief worden opgenomen. De werkgever kan dan ook zijn reactie daarop in de waarschuwingsbrief opnemen. De waarschuwingsbrief is daarmee ook een gespreksverslag.
  1. Regels binnen de organisatie
    Het is aan te raden om in de officiële waarschuwing te verwijzen naar de geldende regels/reglementen binnen de organisatie van de werkgever, zoals een arbeidsvoorwaardenreglement of een personeelshandboek. Als een bepaalde regel recent nog via een mededeling, memo of in een personeelsvergadering is besproken, dan kan dat ook worden vermeld.
  1. Sanctie bij herhaling
    Tot slot is het van belang om de werknemer te wijzen op de sanctie die volgt als hij weer een misstap begaat. Het is van belang dat de werknemer zich beseft dat herhaling van de overtreding kan leiden tot ontslag.

Tot slot geven wij mee dat het aan te raden is om de werknemer voor ontvangst (en akkoord) van de waarschuwing te laten tekenen. Weigert de werknemer dat, dan is het verstandig om de brief aangetekend te verzenden en/of te mailen met ontvangstbevestiging. En berg altijd een kopie in het personeelsdossier van de werknemer op.

Team arbeidsrecht:
Frank Janzing
Linda Jacobs

« Terug
×