Veel werknemers vinden het normaal om reiskostenvergoeding te krijgen, maar als werkgever ben je niet altijd verplicht om reiskostenvergoeding te betalen. Hoe zit dat?
Reiskostenvergoeding in cao
In de wet staat geen regeling over reiskostenvergoeding. In de basis is de werkgever dus niet verplicht om reiskostenvergoeding te betalen.
Dat is anders als binnen het bedrijf een cao van toepassing is of wordt gevolgd en die cao een afspraak bevat dat de werknemer recht heeft op reiskostenvergoeding. In dat geval moet de werkgever zich aan die afspraak houden.
Reiskostenvergoeding in arbeidsvoorwaarden
Als er geen cao is, dan kan de werkgever dus zelf bepalen of hij wel of geen reiskostenvergoeding aanbiedt. Als een werkgever daartoe bereid is, dan kan dit in een bedrijfsregeling of in de arbeidsovereenkomsten worden vastgelegd. Is het eenmaal afgesproken, dan kan de werkgever daar niet meer zomaar op terugkomen.
Verantwoord ondernemen
In de huidige tijd houden werkgevers zich steeds meer bezig met duurzaamheid, het klimaat en verantwoord ondernemen. Zij stimuleren werknemers om niet met de auto te komen. De kilometervergoeding neemt daardoor af. Daar tegenover staat dat de vergoedingen voor het openbaar vervoer stijgen. Werkgevers bieden ook vaker fietsen en zelfs speed-pedelecs aan, om werknemers aan te moedigen om de auto te laten staan. Sinds 1 januari 2020 kan dit ook fiscaal gunstig zijn.
Werkgevers willen dan ook vaak de regeling voor reiskostenvergoeding of het ter beschikking stellen van een leaseauto wijzigen. Die regelingen zijn vaak gedateerd en sluiten niet meer aan op de huidige tijd en doelstellingen van bedrijven. Het is echter niet eenvoudig voor een werkgever om de regelingen, die vaak al decennia lang bestaan, te wijzigen.
Zo ving de Rabobank bot bij de rechter. De Rabobank wilde dat werknemers die minder dan 20.000 zakelijke kilometers per jaar reden, de leaseauto inleverden. De redenen daarvoor waren kostenreductie, harmonisatie van het leasebeleid en duurzaamheid. Dit was onvoldoende, oordeelde het Gerechtshof Amsterdam. De werknemers mochten, ondanks het beperkt aantal zakelijke kilometers, gewoon hun leaseauto houden.
Hoe een werkgever arbeidsvoorwaarden eenzijdig kan wijzigen, kunt u in deze blog lezen.
Intrekken reiskostenvergoeding
In de corona-tijd is een veel gestelde vraag of de reiskostenvergoeding wel betaald moet worden, nu werknemers massaal thuis werken. Antwoord: het mag wel, het hoeft niet, tenzij…
Een werkgever mag reiskosten vrijwillig doorbetalen als een werknemer verlof geniet of thuis werkt. Normaal gesproken kan de werkgever dat maximaal 6 weken onbelast doen. In deze corona-tijd heeft de overheid echter aangegeven dat de vrijwillige vergoeding onbelast zal blijven.
De werkgever hoeft dit echter niet te doen. Als kosten niet meer worden gemaakt, dan hoeft de werkgever ook niet voor die kosten te betalen. In deze tijd is het ook begrijpelijk als werkgevers juist kosten willen besparen.
Kortom, vrijwillig doorbetalen mag, maar het hoeft niet…tenzij…de afspraken in de cao, het bedrijfsreglement of de arbeidsovereenkomst anders bepalen. Als in die afspraken bijvoorbeeld staat dat de reiskostenvergoeding ook tijdens ziekte, verlof of thuiswerken wordt betaald, dan kan de werkgever hier nu niet zomaar onderuit. Let dus goed op de gemaakte afspraken.