De Algemene Vergadering is verplicht voor elke BV. Tijdens ieder boekjaar wordt ten minste eenmaal een Algemene Vergadering gehouden of buiten vergadering besloten. Gewoonlijk wordt tijdens de Algemene Vergadering de jaarrekening vastgesteld.
Vergadergerechtigden hebben het recht om bij de Vergadering aanwezig te zijn en daar het woord te voeren. Dit vergaderrecht komt toe aan:
- aandeelhouders;
- houders van certificaten waaraan bij de statuten vergaderrecht is verbonden;
- aandeelhouders die vanwege een vruchtgebruik of pandrecht geen stemrecht hebben;
- vruchtgebruikers en pandhouders die stemrecht hebben.
- vruchtgebruikers en pandhouders die geen stemrecht hebben, mits de statuten dit bepalen en bij vestiging of overdracht van het vruchtgebruik of pandrecht niet anders is bepaald.
Ook het bestuur van de vennootschap is meestal aanwezig.
Bijeenroepen
Het bestuur en de raad van commissarissen (RvC) zijn bevoegd tot het bijeenroepen van een Algemene Vergadering. Deze bevoegdheid kan bij statuten ook aan anderen worden toegekend. Zo is het bij een BV met één aandeelhouder, die niet tevens bestuurder is, raadzaam om de bevoegdheid tot het bijeenroepen van de Vergadering tevens aan de aandeelhouder toe te kennen.
Verder bepaalt de wet dat één of meer houders van aandelen, die ten minste één honderdste gedeelte van het geplaatste kapitaal vertegenwoordigen, aan het bestuur of RvC kunnen vragen om een Algemene Vergadering bijeen te roepen. Als het bestuur of RvC hieraan geen gehoor geven, dan kan/kunnen de aandeelhouder(s) de rechtbank verzoeken hem/hen te machtigen tot het bijeenroepen van een Algemene Vergadering.
Vereisten oproeping
De oproeping voor de Algemene Vergadering geschiedt door middel van oproepingsbrieven of per e-mail gericht aan de aandeelhouders en overige vergadergerechtigden. In de oproeping moet worden aangegeven welke onderwerpen op de agenda van de Algemene Vergadering staan. Gebeurt dit niet, dan zal over de niet-genoemde onderwerpen geen besluit kunnen worden genomen, tenzij alle vergadergerechtigden daarmee instemmen en de bestuurders en RvC hun advies hebben kunnen uitbrengen.
De oproeping moet in beginsel uiterlijk acht dagen vóór de dag van de vergadering plaatsvinden. In de statuten kan van deze termijn worden afgeweken.
De algemene vergadering wordt gehouden op de plaats die in de statuten staat vermeld of anders in de gemeente waar de vennootschap haar “woonplaats” heeft.
Als de wettelijke en statutaire vereisten voor de oproeping niet zijn nageleefd, dan is de oproeping in beginsel niet geldig. De besluiten die de Algemene Vergadering dan heeft genomen, zijn in dat geval nietig of vernietigbaar.
Bevoegdheden
Aan de Algemene Vergadering behoren alle bevoegdheden toe die niet aan het bestuur of anderen zijn toegekend. De wet kent enkele specifieke bevoegdheden toe:
- statutenwijziging;
- ontbinding van de vennootschap;
- besluit tot fusie of splitsing;
- uitgifte van aandelen;
- verlenging van de termijn voor het opmaken van de jaarrekening;
- vaststelling van de jaarrekening;
- benoeming en ontslag bestuurders.
De bevoegdheden kunnen statutair worden uitgebreid.
Raadgevende stem
De bestuurders en commissarissen hebben in de Algemene Vergadering een raadgevende stem. Dit houdt in dat zij ook moeten worden opgeroepen en in de gelegenheid moeten worden gesteld om hun advies over het voorgenomen besluit te geven. Als dit voorschrift niet wordt nageleefd, zal het besluit vernietigbaar zijn.
Voor zover op de agenda het ontslag van een statutair bestuurder staat, dient de bestuurder voorafgaand aan de Vergadering te worden geïnformeerd over de reden voor het voorgenomen ontslag en tijdens de Vergadering in de gelegenheid te worden gesteld om verweer te voeren tegen het voorgenomen ontslag.
Besluitvorming buiten vergadering
Alle besluiten die in een Algemene Vergadering kunnen worden genomen, kunnen ook buiten vergadering worden genomen. Hiervoor is geen statutaire basis vereist. Een voorwaarde om rechtsgeldig besluiten te kunnen nemen buiten vergadering, is dat alle vergadergerechtigden met deze wijze van besluitvorming hebben ingestemd. Hiervoor geldt geen oproepingstermijn. De instemming hoeft niet schriftelijk te worden verleend, maar het is aan te raden om in de notulen vast te stellen dat alle vergadergerechtigden hebben ingestemd.
Aangezien bestuurders en de RvC niet tot de kring van vergadergerechtigden behoren, hoeven zij niet in te stemmen met de besluitvorming buiten vergadering. Dit betekent niet dat zij hun raadgevende stem verliezen. Zij zullen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid moeten worden gesteld om advies uit te brengen.
Juiste stappen voor de besluitvorming
Een besluit van de Algemene Vergadering komt tot stand in een op juiste wijze bijeengeroepen Vergadering of middels besluitvorming buiten vergadering. Als besluiten van de Algemene Vergadering niet op juiste wijze zijn genomen, geen of ondeugdelijke bijeenroeping van de Vergadering heeft plaatsgevonden of niet aan overige wettelijke of statutaire vereisten is voldaan, dan is het besluit niet rechtsgeldig. Voor een juiste besluitvorming, dienen dan ook de juiste stappen te worden genomen.
Heeft u vragen over de Algemene Vergadering of besluiten die door een Algemene Vergadering zijn genomen? Neem gerust contact met ons op. Wij helpen u graag.
