De besloten vennootschap wordt vertegenwoordigd door haar bestuur en bestuurders. Maar hoe ver reikt deze vertegenwoordigingsbevoegdheid van de bestuurder eigenlijk? Het antwoord luidt: ver!
Als meerdere partijen betrokken zijn of belang hebben bij de exploitatie van een onderneming, wordt het vaak niet wenselijk geacht dat één man of vrouw de bevoegdheid heeft om de onderneming te vertegenwoordigen. Het probleem is namelijk dat als deze persoon zijn boekje te buiten gaat, in veel gevallen de BV gewoon gebonden is jegens de derde. De afspraak blijft dus in stand. Hoe kan je dit voorkomen?
Het bestuur
Uitgangspunt is dat de BV wordt vertegenwoordigd door haar bestuur.
De bestuurders
Naast het bestuur, zijn de afzonderlijke bestuurders bevoegd om de BV te vertegenwoordigen. Oftewel, iedere bestuurder is zelf vertegenwoordigingsbevoegd.
Onbeperkt en onvoorwaardelijk
In beginsel is de vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuur en de bestuurders onbeperkt en onvoorwaardelijk. Dat betekent dat de vertegenwoordigingsbevoegdheid niet aan goedkeuring of machtiging van anderen kan worden onderworpen. In de praktijk zien wij vaak dat de vertegenwoordiging is beperkt tot een bepaald geldbedrag of een bepaalde transactie. Deze beperkingen hebben geen (externe) werking, in die zin dat het de vertegenwoordigingsbevoegdheid niet aantast.
Ontbreken goedkeuring aandeelhouders tast vertegenwoordigingsbevoegdheid niet aan
Een veelvoorkomende bepaling in statuten of een aandeelhoudersovereenkomst is de eis dat de aandeelhouders goedkeuring moeten verlenen voorafgaand aan het aangaan van een bepaalde deal of het nemen van een bepaald besluit. Wees ervan bewust dat deze eis de vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuur of een individuele bestuurder niet beperkt.
Het niet naleven van een goedkeuringseis door het bestuur of een bestuurder betekent enkel dat zij (slechts) intern – dus jegens de vennootschap – aansprakelijk kunnen zijn. Naar buiten toe wordt hun vertegenwoordigingsbevoegdheid niet aangetast. Dat wil zeggen dat ondanks het ontbreken van goedkeuring van de aandeelhouders de afspraak/deal in stand blijft en de vennootschap dus gebonden is jegens de derde.
Toch beperkingen mogelijk…
Hoe kun je er nu toch voor zorgen dat er een slot op de deur komt?
Het beperken van de vertegenwoordigingsbevoegdheid van bestuur en bestuurders bestaat voor zover de wet daarin voorziet. Een voorbeeld van een wettelijke beperking is de mogelijkheid om in de statuten van de vennootschap op te nemen dat vertegenwoordigingsbevoegdheid toekomt aan slechts één van de bestuurders of een bestuurder slechts bevoegd is tezamen met een ander persoon.
Als er één bestuurder is, is er dus geen beperking mogelijk. Een beperking kan worden gecreëerd door een tweede of zelfs derde bestuurder te benoemen. In de statuten kan dan een beperking worden opgenomen, bijvoorbeeld:
- Bestuurder A mag enkel met medewerking van bestuurder B of C de BV vertegenwoordigen; of
- De BV kan slechts worden vertegenwoordigd door bestuurder A en bestuurder C gezamenlijk of door bestuurder B en bestuurder C gezamenlijk; of
- De bestuurders zijn slechts gezamenlijk bevoegd om de BV te vertegenwoordigen.
Wanneer de bestuurder in strijd handelt met zo een statutair voorschrift, dan kan de vennootschap een beroep doen op vertegenwoordigingsonbevoegdheid. Hiermee kan de vennootschap voorkomen dat zij gebonden is jegens de derde. Let wel, een aandeelhouder kan hier geen beroep op doen; dit moet door de vennootschap worden gedaan.
Hierbij is wel van belang dat de onbevoegdheid van de bestuurder blijkt uit een inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Als de beperking in de statuten staat, dan volstaat het dat de statuten opgevraagd kunnen worden bij de Kamer van Koophandel.
Conclusie
Wil men de vertegenwoordigingsbevoegdheid van een bestuurder inperken, dan is het advies om in de statuten van de vennootschap deze beperking op te nemen. Dit kan alleen als er twee of meer bestuurders zijn. Andere voorwaarden of beperkingen, zoals bijvoorbeeld bevoegd tot een maximaal bedrag of een voorafgaande goedkeuring van de aandeelhouders, tast de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de bestuurder niet aan.
