Werkdruk is er in verschillende soorten en maten. Soms ervaren we als advocaten druk in een dossier, als het belang dat met een zaak gemoeid is, met veel emoties is omgeven. Soms wordt de druk veroorzaakt door de complexiteit van een geschil en de onzekerheid over de uitkomst van procederen bij de rechtbank. Soms is er sprake van werkdruk, omdat er te veel werk is voor het aantal mensen dat het werk kan doen. Soms ervaren we druk door de in ons vak gebruikelijke ‘termijnen’ die gelden voor het indienen van een processtuk.

En dan is er druk die veroorzaakt wordt door cliënten die ons vragen om een bepaalde dienst zo snel mogelijk te leveren: “Als het kan vanmiddag en anders uiterlijk morgen?”.

Omgaan met werkdruk

Werkdruk die ontstaat door emoties, vangen we op met elkaar. Als collega’s zijn we een klankbord voor de ander en bieden we een luisterend oor om stoom af te blazen. Werkdruk die ontstaat door complexiteit en onzekerheid maken we lichter door een extra paar ogen in een dossier en peer review. Werkdruk die ontstaat door personeelstekort kunnen we oplossen door minder werk aan te nemen of nieuwe mensen te werven. Werkdruk die door termijnen ontstaat, hoeft er niet te zijn als je je werk goed plant. Werkdruk hoort bij ons vak en in veel gevallen kunnen we er goed mee omgaan.

Wat is spoed?

Werkdruk door spoedvragen…? Da’s een ander verhaal. Want wat is spoed?

Een echte spoedzaak gaat over een product dat bederft, een huis waar beslag op moet worden gelegd voordat het ten onrechte aan een derde koper wordt geleverd, een wettelijke bezwaar- of verjaringstermijn, of zaken van leven of dood. Al het andere kan in principe best even wachten.

Er was eens…

Er was een tijd dat het moment waarop de PTT de postzak op kantoor bezorgde, het beginpunt van de dag markeerde waarop de brievenstroom in lopende of nieuwe dossiers op gang kwam. Net zoals de postzak aan het einde van de dag (met daarin je brief aan de cliënt met geprint concept document), het einde van de werkdag markeerde. De fax vormde op dit alles de uitzondering die een zekere spoedcommunicatie mogelijk maakte. De snelheid van communiceren met cliënten, wederpartijen of gerechtelijke instanties was beperkt door de snelheid van de communicatiemiddelen. Niet dat er toen geen werkdruk was, maar de werkdruk was anders.

Het Nieuwe Werken

De postzak en de fax zijn verleden tijd. De digitalisering van ons werk is gelijk opgegaan met de flexibilisering van werktijden. Rond 2005 ontstond ‘Het Nieuwe Werken’. Dit was een vernieuwend idee over het benutten van ICT om flexibel te kunnen werken in de 24-uurs economie (dus niet langer van 9 tot 5, maar werken wanneer en waar je dat wilde). Zelf omarmde ik het als jonge moeder om mijn ambities te kunnen verwezenlijken met de nodige flexibiliteit zodat ik er ook voor de kinderen kon zijn. In de begintijd van Het Nieuwe Werken was het een unique selling point dat ik in de avond als de kinderen op bed lagen, vanaf mijn thuiswerkplek snel een document kon aanleveren, zodat de opdrachtgever de volgende dag ermee verder kon. Het werd als extra service beschouwd. Zo zit de wereld al lang niet meer in elkaar.

Flitsbezorging

Er is in de samenleving sprake van een algehele gewenning aan snelle behoeftebevrediging door middel van technologie: van webshop tot flitsbezorging, we zijn allemaal gewend aan een zo kort mogelijke levertijd tussen de druk op de bestelknop en de rinkelende deurbel van de bezorger. Voor 23 u besteld is morgen bezorgd en flitsbezorgers staan zelfs binnen 10 minuten met het vergeten pak melk voor de deur.

Technologie

Met de communicatiemiddelen van vandaag, gaat de stroom berichten in lopende of nieuwe dossiers 24/7 door. Opdrachtgevers brengen hun opdrachten steeds vaker met een vorm van urgentie die we vroeger ‘spoedvragen’ noemden. Vaak zijn het vragen die ze zelf al enige tijd hebben laten liggen en ontstaat de urgentie door tijdverloop. Steeds meer verwachten opdrachtgevers dienstverlening in de vorm van ‘flitsbezorging’. De technologie heeft van een steeds groter aandeel van ons werk, in feite ‘spoedwerk’ gemaakt.

Blauwe vinkjes

Als advocaat ben je bij uitstek dienstverlenend ingesteld, je wilt de problemen van je opdrachtgever zo snel mogelijk oplossen. Maar wat is ‘zo snel mogelijk’ in een tijd waarin twee blauwe vinkjes bij een WhatsApp bericht aangeven dat je een hulpvraag gelezen hebt, om 21 u in de avond? En je weet dat iemand online is en wacht op je reactie… Dit geeft druk.

Tijd

Het juridische werk is alleen wat anders dan het afleveren van een vergeten pak melk of de reep chocolade waar je puberdochter ineens verschrikkelijke trek in heeft. Een vraag kan complex, uitdagend, emotioneel, tijdrovend of aan procedureregels onderhevig zijn. Het kost tijd om de dienst te leveren, het is méér dan het inpakken van een mandje met boodschappen. In het postzaktijdperk hoefden we dit opdrachtgevers niet uit te leggen, want het was voor iedereen duidelijk. Anno nu is de manier waarop we werken veranderd, maar de inhoud van ons werk niet. Het is inhoudelijk nog steeds hetzelfde, ambachtelijke handwerk, het resultaat van een (creatief) denkproces en zorgvuldig lees- en schrijfwerk.

Een advocaat is geen flitsbezorger.

Werkdruk wordt werkstress

Opdrachtgevers die hun jurist niet incidenteel, maar structureel als flitsbezorger benaderen, veroorzaken werkstress. Werkstress ontstaat door een toenemend aantal opdrachten dat het label ‘spoed’ krijgt, terwijl het in werkelijkheid niet om échte spoed gaat. Werkstress ontstaat als je de privé agenda telkens beschikbaar moet houden om de gaten te dichten bij opdrachtgevers die zelf hun planning niet goed op orde hadden. Werkstress is omgaan met het knagende gevoel dat als je ‘nee’ zegt tegen de tijdsdruk, dat je dan de opdracht misschien helemaal niet krijgt omdat iemand anders wel bereid is om het werk snel te leveren. Werkstress is het machteloze gevoel dat je iemand graag goed wilt helpen, maar dat als je dat doet onder tijdsdruk, de kwaliteit daar altijd onder lijdt.

Planning

We bespraken het ongemak door werkstress tijdens de intervisie. En we bespraken de oplossingen. Bij onze dienstverlening staat de kwaliteit voorop. We zijn snel als het moet, maar ook echt alleen als het moet. Dit betekent dat we bij het innemen van vragen zélf onze agenda en onze planning bepalen en aan de opdrachtgever vragen wat zijn planning is, welke tijd we nodig hebben en wanneer hij reactie kan verwachten. De planning en de verwachtingen over en weer, worden nadrukkelijk besproken bij de intake. We willen onze opdrachtgevers weer leren om hun vragen aan ons op tijd te stellen en niet te laten liggen tot het laatste moment.

Klinkt als een ongelofelijke open deur en dat is het ook. Of toch niet?

In de praktijk

Naar aanleiding van deze intervisie heb ik de eerstvolgende cliënt die een dossier te lang had laten liggen en vervolgens van mij verlangde dat ik mijn agenda zou omgooien voor zijn spoed, aangegeven dat ik daartoe niet bereid was en dan de gevraagde dienst niet kon verlenen. Ik heb diep adem gehaald en mijn planning rustig uitgelegd. De cliënt heeft er toen even over nagedacht en mij alsnog de opdracht op mijn voorwaarden gegund. Ik was enorm opgelucht. Niet alleen omdat ik mijn grens had durven aangeven, maar ook omdat de cliënt er geen aanstoot aan had genomen.

Mag het op dinsdag?

In het FD las ik recent een artikel over ‘de apenrots’, de houdbaarheid van het partnersysteem in de advocatuur. Er moest wel wat veranderen aan de werk-privé balans volgens een betrokkene, werkzaam bij Houthoff, maar dat gebeurde ook al: “Partners kunnen in deeltijd werken en cliënten die op vrijdagmiddag met een berg werk komen, kan gevraagd worden: moet dit per se maandagochtend af zijn of mag het ook dinsdag?”. Ik moest lachen toen ik dit las. Het kan gevraagd worden? En wat schiet je planning er mee op als het op dinsdag mag? Welke advocaat heeft er op vrijdagmiddag een blanco agenda voor het begin van de nieuwe werkweek? Voor mij is het een teken dat in het grote bedrijfsleven de cultuur van ‘overwerken hoort er bij’ niet over incidentele spoed, maar over structurele ‘flitsbezorging’ gaat.

Eigen ervaring

Recent maakte ik dat zelf ook weer mee, in een project waarin de directie van mijn opdrachtgever kennelijk dag en nacht, 7 dagen per week beschikbaar was om te werken. Men verwachtte van mij dezelfde arbeidsethos. Een tijdje terug stelde een wederpartij een Teams meeting voor op 2^e paasdag om 9 uur. Een kerst geleden was mediator verbolgen dat er op 2^e kerstdag nog niet gereageerd was op een vergaderverzoek voor nota bene oudjaarsdag.

Privé agenda

Als moeder ben ik de kleine kinderen inmiddels ontgroeid en als ondernemer heb ik geen moeite met flexibel werken, maar in alle gevallen was er geen werkelijke urgentie om buiten kantooruren te werken. Er was geen échte spoed. Tegelijkertijd ben ik wel wat teruggekomen van ‘Het Nieuwe Werken’ en neem ik wat meer tijd om te ontspannen. Ik kom simpelweg tot de conclusie dat het altijd ‘aan’ staan en beschikbaar zijn, fysiek en mentaal geen gezonde leefstijl is. Ik bewaak mijn privé agenda beter. Op vakantie gaat de telefoon uit.

Prettige werkdruk

Voor mijn team vind ik het erg belangrijk dat zij prettige werkdruk ervaren maar géén werkstress hebben. Overwerken zal vast wel eens voorkomen, maar het hoort er niet standaard bij. Ik merk dat de jongere generaties hun grenzen ook veel beter bewaken. Werkdruk moet geen werkstress worden. Daar is niemand bij gebaat.

Niet alleen in de advocatuur

Deze blog is geschreven vanuit mijn eigen ervaring in de advocatuur. Maar ik weet zeker dat het niet alleen voor de advocatuur geldt. Recent sprak ik iemand die werkt bij een Nederlandse vestiging van een Amerikaans bedrijf. Hij is verantwoordelijk voor een complex, technisch product. Hij had last van hartklachten als gevolg van werkstress, door opdrachtgevers die spreekwoordelijk structureel het pak melk vergeten of zin hebben in een reep chocola en telkens om flitsbezorging vroegen. De werkgever liet het gebeuren. Met alle gevolgen van dien. Wees niet zo’n werkgever! (En ook niet zo’n werknemer, bewaak je grens, zeker als je werkgever dat niet doet.)

Caren Schipperus