In de huidige tijd waar digitale communicatiemiddelen onderdeel zijn geworden van de dagelijkse communicatie, kan ook de overheid niet achterblijven. Steeds meer processen en communicatie verlopen via de digitale weg. Hoe zit het als de overheid communiceert via WhatsApp? Kan een WhatsAppbericht in het bestuursrecht rechtsgevolgen hebben?

Het schriftelijkheidsvereiste

In verschillende wetten, zoals de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en de Wet open overheid (Woo), geldt het schriftelijkheidsvereiste. Dit vereiste houdt in dat een bepaalde reactie, motivering, besluit of opmerking op schrift moet zijn gesteld. Het doel van dit vereiste is drieledig:

1. Het wordt duidelijk wat er wordt gecommuniceerd;
2. het staat zwart op wit (bewijs);
3. het is onderscheidend van mondelinge handelingen.[1]

Het schriftelijke stuk hoeft niet alleen via de papieren weg te worden verstuurd. Voor een besluit is bijvoorbeeld voldoende dat de beslissing door middel van schrifttekens wordt weergegeven. Het maakt niet uit of deze tekens op papier staan of in een elektronisch te lezen stuk.[2] Ook in het laatste geval wordt voldaan aan het schriftelijkheidsvereiste.

Afdeling 2.3. van de Awb geeft nadere regels omtrent ‘verkeer langs elektronische weg’. Hieruit volgt dat ook elektronische berichten kunnen worden verstuurd, op een door de overheid kenbaar gemaakte weg.[3] Zo moet bijvoorbeeld de gemeente op haar website, telefonisch of in een brief vermelden dat zij ook te bereiken is op bijvoorbeeld een bepaald e-mailadres.[4]

Naast dat de overheid de te gebruiken elektronische weg bekend moet maken, kan zij ook nadere eisen stellen aan het gebruik van de elektronische weg.[5] Daarbij valt te denken aan het gebruik van een specifiek e-mailadres of een maximale grootte van een bericht.[6]

Voldoet een WhatsAppbericht aan het schriftelijkheidsvereiste?

‘Schriftelijk’ houdt dus in dat het bericht ‘door middel van schrifttekens wordt weergegeven’. Bij het opstellen van een sms-bericht of een WhatsAppbericht wordt ook gebruik gemaakt van schrifttekens. Deze communicatievormen voldoen daarmee dan ook aan het schriftelijkheidsvereiste.[7]

Bij sms-berichten en WhatsAppberichten kan het voorkomen dat deze niet als gelijkwaardig met een papieren stuk worden gezien. Dit komt door hun ‘vluchtige aard’. De vraag is namelijk, gelet op die vluchtige aard, of deze berichten voldoende betrouwbaar zijn. Zo kan je er niet zeker van zijn of de afzender degene is die hij zegt te zijn. Ook weet je niet zeker of onbevoegden kennis kunnen nemen van de inhoud van het bericht. Wanneer precies sprake is van voldoende betrouwbaarheid staat niet vast. Dit is bijvoorbeeld afhankelijk van de inhoud van het bericht en het doel waarvoor deze is gebruikt. Zo kan er bij een informeel bericht weinig behoefte aan bescherming zijn. In een dergelijk geval is een WhatsAppbericht of sms-bericht voldoende.

Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer

In de afgelopen jaren zijn er heel veel technologische en maatschappelijke ontwikkelingen zijn geweest op het gebied van elektronische communicatie. Naar alle waarschijnlijkheid treedt op 1 januari 2024 de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer in werking. Op basis van deze wet krijgen burgers en bedrijven het recht om via de elektronische weg officiële berichten als vergunningaanvragen en bezwaarschriften aan de overheid te sturen. De communicatie met de overheid via de papieren weg blijft bestaan, maar de burger heeft nu de mogelijkheid om ook te kiezen voor de elektronische route. Ook introduceert de wet een zorgplicht van de overheid om burgers te ondersteunen bij alle communicatie met de overheid.

Conclusie

Communiceren via WhatsApp met en door de overheid is in principe mogelijk. Wel moet deze weg door de overheid expliciet zijn opengesteld en kan het zijn dat er bepaalde voorwaarden aan zijn verbonden, onder meer vanwege de betrouwbaarheid van dergelijke berichten.

Advies

Wij adviseren om belangrijke correspondentie met de overheid in briefvorm op te maken en per post of per e-mail te versturen aan de gemeente. Eenvoudige zaken die niet uw persoonlijke belang raken, kunnen ook op een andere manier gecommuniceerd worden.

Neem gerust contact met ons op!

Floor van Bussel

[1] Kamerstukken II 2001/2002, 28483, nr. 3.

[2] R.J.N. Schlössels, S.E. Zijlstra, ‘Het schriftelijkheidsvereiste’, Bestuursrecht in de sociale rechtsstaat, 2010/5.2.1.7.

[3] Artikel 2:14 Awb en 2:15 Awb.

[4] CRvB 13 januari 2017, ECLI:NLCRVB:2017:223.

[5] Artikel 2:15 BW.

[6] T&C art. 2:15 Awb, Berichten van burgers aan bestuursorganen.

[7] Kamerstukken II 2001/2002, 28483, nr. 3.